При обращении (звонок, в мессенджере) ответственного со стороны семьи, друзей покойного частный ритуальный агент (далее — Агент) договаривается о встрече и обычно приезжает домой или в место, где собрались все члены семьи либо друзья умершего человека и удобно обсудить организацию прощания.
Целесообразно встречаться в первый день, когда не стало вашего близкого — для оперативного составления плана действий и организации всего мероприятия прощания. Агент готов приехать на первую встречу в течении ближайшего времени — 1.5−2 часа для того чтобы помочь встретить службы (скорую, полицию, машину перемещения тела в морг), если смерть произошла дома либо, если в больнице, оперативно составить план организации похорон.
Для некоторых религиозных традиций важно срочно начать действия по организации похорон, и встреча либо звонок с подтверждением начала сотрудничества необходим в ближайшее время после случившегося.
Агент берет на себя все аспекты организации, от обсуждения и согласования всех этапов и деталей, до организации прощания, захоронения или кремации, отправки покойного для захоронения на Родину, организации ритуальных обрядов, поминальной трапезы.
Документами для представления интересов родственника умершего являются доверенность в простой письменно форме и паспорт агента.